Comment éviter les erreurs et les malentendus en communication

· 15 février 2016

Les erreurs que nous commettons en communiquant peuvent créer des histoires sans qu’on le veuille.

D’autres fois, c’est notre façon de communiquer qui peut endommager nos relations avec autrui, car elle donne une image de nous qui n’est pas en accord avec celle que nous désirons projeter ou qui nous sommes réellement.

Une communication efficace est fondamentale pour les relations humaines. Nous allons analyser les erreurs que nous commettons le plus fréquemment quand nous communiquons avec d’autres personnes et vous expliquer comment les solutionner.

« S’il n’y a pas de communication, il n’y a pas d’être humain. »

-Francisco Garzón Céspedes

Les erreurs de communication à éviter

Comme vous pourrez le constater, communiquer efficacement en évitant les malentendus est plus facile que ce que vous pensez.

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Pour vous aider dans cette tâche, nous vous donnons quelques conseils grâce auxquels vous pourrez apprendre à éviter certaines erreurs de communication :

Ne pas relire les messages écrits

Les messages écrits sont une forme simple et rapide de communication qui présente beaucoup d’avantages, car ce qui est écrit est plus facile à récupérer.

Cependant, peu de personnes écrivent aussi vite qu’elles pensent ou qu’elles parlent. Cela implique un décalage qui peut résulter en un message différent de celui qu’on désire transmettre.

Des expressions mal employées, des idiotismes, des fautes d’orthographe, des correcteurs automatiques, etc., peuvent donner lieu à un message erroné

Eviter cette erreur est aussi simple que de relire le texte avant de l’envoyer, qu’il soit sur papier, par email ou par SMS.

Annoncer des mauvaises nouvelles par email

Beaucoup de personnes se sentent gênées d’annoncer des mauvaises nouvelles et, pour éviter ce mauvais moment, elles utilisent le courrier électronique ou les applications de messagerie instantanée pour les transmettre.

Toutefois, ces canaux n’adoucissent pas les messages et donnent lieu à des malentendus.

De plus, on perd tout le pouvoir du langage corporel et ces canaux n’offrent pas de sortie aux émotions plus intenses.

Par conséquent, quand vous devez annoncer de mauvaises nouvelles ou parler de sujets délicats, n’utilisez pas la communication écrite et allez parler en personne à la personne concernée.

Le fait de parler de façon directe avec l’autre personne nous permettra d’utiliser les signaux de l’autre pour savoir si le message est clair.

« Le plus important dans la communication, c’est d’écouter ce qui n’est pas dit. »

-Peter Drucker-

Eviter les conversations difficiles

Les conversations difficiles ne sont pas agréables, mais quand il y a un problème qui nécessite une solution, il faut l’affronter. Eviter une conversation difficile est une manière d’empirer le problème.

Les problèmes ne se règlent pas tout seuls, même si l’on pourrait penser le contraire quand on laisse les choses ainsi.

Si vous devez avoir une conversation difficile, ne perdez pas de temps et affrontez-la le plus vite possible

Présupposer que le message a été compris

Lorsque vous envoyez ou communiquez un message, vous devez vous assurer que le récepteur l’a bien reçu et compris. Ceci vous aidera à être toujours plus efficace dans votre façon de communiquer avec chaque personne et à obtenir des résultats.

Afin de vous assurer que votre message a été compris correctement, utilisez des questions ouvertes qui commencent par « comment », « pourquoi » ou « quoi. » Ces questions stimulent la réflexion et la communication.

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Ne pas être déterminé

La détermination est la capacité à dire les choses telles qu’elles sont et telles qu’elles sont ressenties sans blesser les autres.

Très souvent, pour éviter un possible conflit, nous ne communiquons pas nos besoins, ou nous sommes tellement gênés que, quand nous le faisons, nous perdons les formes.

Afin d’éviter de faire cette erreur, il faut apprendre à développer l’habilité à être déterminé.

Habituez-vous à dire les choses sans offenser, mais tout en défendant vos droits et vos désirs. Au final, vous allez devoir le dire d’une manière ou d’une autre. Plus vite vous le ferez, moins vous accumulerez de tension et plus ce sera facile à faire.

Répondre par une réaction émotionnelle

En situation de tension et de frustration, il est facile de réagir émotionnellement face à un problème ou à une question, au lieu de répondre avec calme. Beaucoup de gens croient que c’est justifié, mais ce qui est sûr, c’est que ça ne l’est pas.

Ces réactions émotionnelles peuvent endommager votre réputation, offenser les personnes et donner l’impression que vous manquez de self-control.

Essayer de rester calme avant de répondre et d’agir. Si vous vous sentez tendu et sur le point d’exploser, fermez les yeux et comptez jusqu’à 3 (ou plus, si besoin). Si vous répondez agressivement ou émotionnellement, vous allez compliquer la communication avec autrui.