Comment gérer son temps pour être plus efficace au travail

Relu et approuvé par le psychologue Sergio De Dios González

Écrit par Eva Maria Rodríguez

Dernière mise à jour : 15 mai, 2023

Apprendre à gérer son temps est un problème auquel nous devons tous faire face. Or, nous n’en avons pas le temps. Ironique, n’est-ce pas ? En effet, passer un peu de temps à analyser comment nous le dépensons et comment nous pouvons être plus efficaces est malgré tout quelque chose qui en vaut la peine. Car oui, gérer notre temps pour être plus efficace au travail est possible, mais c’est un problème que nous devons affronter.

En fin de compte, le temps passe. Et plus nous passons de temps sans aborder le problème, plus nous perdons de temps, plus nous usons notre énergie et plus nous laissons passer d’opportunités. Il est donc essentiel d’analyser notre façon de gérer le temps pour mettre en place des changements.

21 conseils pour gérer notre temps et être plus efficaces

La gestion du temps est un thème complexe qui vise à augmenter la productivité, à gagner en équilibre professionnel et familial, à éviter l’épuisement, à créer de bonnes habitudes ou à établir des objectifs à longs termes, entre autres points. La planification et la priorisation sont donc les bases d’une prise de contrôle de notre temps et de notre vie, indépendamment de notre travail. L’auteur Jory MacKay propose 21 stratégies pour gérer le temps de manière efficace.

Comprenez ce que vous faites de votre temps

Voici donc les premiers conseils et stratégies de MacKay :

• Comprenez pourquoi l’administration du temps est importante. Il ne s’agit pas d’étouffer la peur de perdre son temps mais de comprendre les bénéfices à long terme d’une utilisation sage de ce dernier.
• Soyez réaliste sur la quantité de travail que vous pouvez réaliser en une journée. Nous pouvons envisager le temps comme une ressource dont nous avons besoin. Ainsi, plus de temps ne signifie pas plus de temps productif. La façon la plus simple de gérer son temps consiste en effet à programmer le moment où vous travaillerez ainsi que ce que vous allez faire précisément.

• Découvrez ce qui vous fait perdre du temps. Plus vous serez conscient de la façon dont vous passez votre journée, plus vos efforts de gestion du temps seront efficaces.
• Établissez des buts quotidiens pour vous montrer comment vous employez votre temps. Une fois que vous aurez une vision générale de la façon dont vous l’utilisez, vous pourrez alors commencer à faire des changements quotidiens.
• Créez une routine matinale qui vous motive. Une bonne routine matinale peut vous préparer à un jour de travail productif et significatif. Elle vous donne l’opportunité de commencer votre journée avec une impulsion positive. Vous en tirerez ensuite profit au cours des heures qui suivront.
• Renoncez au multitâches. Les études ont démontré que les humains ne peuvent pas se concentrer sur plus d’une tâche à la fois. Si vous perdez votre concentration, faites une pause et écrivez ce que vous pensez avant de retourner à votre travail.

Priorisez le travail significatif et déléguez le reste

Une fois que nous savons où va notre temps, nous devons décider de la façon dont nous devrions (ou non) l’utiliser, explique MacKay. Pour cela, voici quelques pistes:

• Séparez ce qui est urgent et ce qui ne l’est pas. Connaître les urgences et savoir ce qui est important ou non vous aide à prioriser votre temps. Vous pouvez ainsi tracer un calendrier qui vous permet de faire plus de travail important et moins de travail superflu.
• Priorisez sans crainte. Choisissez vos principaux objectifs et concentrez-vous sur eux.
• Utilisez la règle 30x pour déléguer plus de tâches. MacKay propose de suivre la règle énoncée par Rory Vaden. Celle-ci dit que nous devrions nous donner 30 fois le temps dont nous avons besoin pour finir une tâche pour entraîner quelqu’un à le faire. Prendre le temps de déléguer et d’entraîner une autre personne lui donne un gain net de 1100 minutes par an. Ou, comme le dit Vaden, une augmentation de 733% du ROTI (retour de temps investi).
• Le “non” doit revenir dans votre vocabulaire. Selon un article de l’Université de Chicago publié dans le Journal of Consumer Research, dire “je ne fais pas” quelque chose au lieu de “je ne peux pas” permettrait aux participants de se séparer plus facilement d’engagements dont ils ne veulent pas.

Fixez des horaires quotidiens efficaces

Une fois que vous avez réalisé tout cela, il est temps de créer des horaires pour gérer efficacement votre temps.

• Établissez des horaires, pas des échéances. MacKay a ici recours au conseil de James Clear. Au lieu de vous donner un délai pour atteindre un objectif en particulier (et vous sentir extrêmement mal si vous n’y parvenez pas), choisissez un but important. Établissez ensuite un chronogramme pour travailler en conséquence.
• Programmez votre temps, pas vos tâches. Choisissez de grandes tâches et divisez-les en sessions chronométrées. En programmant notre temps et non des tâches, nous gérons notre chronogramme à partir d’une heure connue et non d’une date inconnue (tâche).

“Un calendrier est fini; il n’y a qu’un certain nombre d’heures dans une journée. Ce fait devient clair à partir du moment où nous essayons de placer un nombre irréel de choses dans un espace fini.”

-Peter Bregman-

• Prévoyez du temps pour les interruptions et les temps de repos. Nous avons besoin de temps pour nous reposer. Les interruptions sont absolument nécessaires: ne pas en faire mènerait à un vrai chaos. Elles arrivent quand notre corps nous prévient qu’il a besoin de repos. Si nous n’en faisons pas, notre programme jusque là parfaitement formulé va en prendre un coup.
• Séparez le temps Maker du temps Manager. Il est très simple de passer son temps à remplir des tâches administratives. Et de ne pas en garder suffisamment pour un travail significatif. Faire est une chose; gérer en est une autre.
• Des activités par lots qui s’enchaînent tout au long de la semaine. Regroupez des activités qui se ressemblent et profitez de l’impulsion du début. Appliquez la première loi du mouvement de Newton: “Un objet en mouvement reste en mouvement”.

Tirer profit de l’endroit pour gérer votre temps

Votre calendrier ou votre chronogramme ne sont pas les seuls outils d’administration du temps qui existent. Selon MacKay, votre lieu de travail peut aussi avoir une influence sur la façon dont vous travaillez.

• Essayez la méthode Popcorn sur le lieu de travail (Workstation Popcorn) pour débloquer votre temps. Changer de lieu de travail au cours de la journée peut être une excellente façon de maintenir votre motivation et productivité. Cette technique de Joel Runyon fonctionne ainsi:
  • Ecrivez toutes les tâches que vous devez réaliser aujourd’hui.
  • Divisez cette liste en 3 sections égales ou en trois groupes (lots).
  • Choisissez 3 endroits différents pour chaque lot de travail.
• Travaillez avec le cycle d’énergie naturelle de votre corps. Travaillez en faisant ce qui est le mieux pour vous. En faisant cela, vous penserez à gérer votre temps mais aussi votre énergie.

Protégez votre temps

Il y aura toujours d’autres choses à faire qui essayeront de monopoliser votre temps. Vous devez donc le protéger, pour éviter de l’utiliser de manière incorrecte. Ainsi, MacKay propose ces conseils pour y parvenir:

• Servez-vous de la paresse stratégique pour travailler les choses correctes. Le concept de “paresse stratégique” consiste à prioriser le travail et les tâches importantes. Et, bien sûr, à être paresseux avec celles qui ne le sont pas.

“Rien n’est moins productif que de faire avec plus d’efficacité ce que l’on ne doit pas faire du tout.”

-Peter Drucker-

• Automatisez le temps où vous êtes concentré. Il est important de s’assurer que vos sessions de travail concentré se déroulent sans problèmes. Vous devez donc vous protéger des distractions. Il existe des outils qui vous aident à dire automatiquement aux autres que vous n’êtes pas disponible. Sinon, vous pouvez chercher d’autres façons de leur faire comprendre que vous travaillez et ne voulez pas être dérangé.
• Utilisez la méthode Ivy Lee pour finir adéquatement la journée. Ivy Lee a inventé une routine quotidienne simple constituée de cinq étapes. Elle vise à atteindre une productivité maximale.
  • À la fin de chaque journée de travail, écrivez les six choses les plus importantes que vous aurez besoin d’atteindre le lendemain. N’écrivez pas plus de six tâches.
  • Donnez une priorité à ces six éléments en les classant par ordre d’importance.
  • Le lendemain, concentrez-vous uniquement sur la première tâche. Travaillez jusqu’à ce que vous l’ayez finie et passez à la suivante.
  • Allez jusqu’au dernier point de votre liste en suivant ce même schéma. À la fin de la journée, déplacez les éléments qui n’ont pas été achevés sur la liste du lendemain.
  • Répétez ce processus tous les jours où vous travaillez.

• N’oubliez pas les bénéfices du temps libre. Gérer son temps n’implique pas que de travailler. Pour trouver un équilibre dans la vie professionnelle, nous devons nous assurer d’avoir des périodes de repos, de relaxation et de socialisation.

Conclusion

Pour conclure, gérer son temps et être plus productif est un défi à la portée de tous. Nous devons cependant prendre conscience que penser à ce que nous faisons, à la manière dont nous le faisons et à ce que nous voulons véritablement est essentiel. Alors souvenez-vous : faire ne signifie pas seulement travailler.

Enfin, offrez-vous un moment pour analyser votre routine et réorganiser vos tâches. Avec tous ces conseils pour gérer votre temps, vous appréhenderez plus facilement votre travail ou vos études. Et vous verrez, les résultats suivront !