7 façons d'encourager la ponctualité dans votre entreprise

Rédigé et vérifié par Psychologue Valeria Sabater

Dernière mise à jour : 19 juin, 2023

Encourager la ponctualité dans votre entreprise est un moyen de mettre en œuvre l’engagement envers l’organisation et d’optimiser la performance. Après tout, voir comment certains employés sont en retard pour leur travail ou en retard dans la livraison de leurs tâches est une dynamique inquiétante. Bien qu’il existe de multiples raisons derrière ces comportements, il est possible de créer des stratégies pour les réduire.

Les incitations, établir une bonne communication ou augmenter les attentes et la motivation du travailleur, fournissent des exemples de base à cet égard. Ainsi, et comme on le dit souvent, “la ponctualité est l’âme des affaires” et il existe toujours des mécanismes pour promouvoir ce principe louable. Dans cette lecture nous vous les dévoilons.

Mieux vaut trois heures trop tôt qu’une minute trop tard.

Types de retard

La ponctualité est un élément essentiel pour instaurer la confiance entre les groupes sociaux. De son côté, le retard n’est pas seulement le comportement classique d’être en retard ; C’est aussi la latence lors de la livraison de tâches ou de la résolution d’incidents en dehors des délais établis.

D’autre part, bien que l’on définisse habituellement la ponctualité comme une vertu, il s’agit en réalité d’une compétence psychosociale qui véhicule respect et harmonie. Comme nous le savons déjà, le retard, sous toutes ses formes, a un coût multidimensionnel dans toute entreprise : surcharge de travail et affecte la cohésion des équipes.

Par ailleurs, un article publié dans le magazine Revue Canadienne Des Sciences de l’Administration note une corrélation non moins significative. Les retards sont souvent liés à l’absentéisme au travail. Nous sommes, en substance, devant un facteur qu’il est nécessaire de comprendre pour prévenir et traiter ; A cet effet, il est pertinent de connaître les types de retards suivants :

• Retard persistant (et injustifié).
• Retard occasionnel, dont la conduite est justifiée.
• Les retardataires optimistes, ceux qui pensent qu’ils ont toujours beaucoup de temps.
• Retard narcissique, dans un tel profil de personnalité, ce comportement est évident.
• Phobique social, celui qui conduit à des comportements non ponctuels car ils évitent les interactions sociales.
• Des retards insouciants, quand le manque d’engagement entraîne des retards constants.
• Les oublieux tardifs, ces gens qui s’embrouillent avec n’importe quoi et n’arrivent jamais à l’heure.
• Les retards procrastinants, les gens qui laissent toutes les tâches à la fin et le temps est toujours sur eux.
• Les retards non motivés, auquel cas le manque d’intérêt se conjugue à une humeur maussade ou dépressive.

Raisons des retards au travail

Dans de nombreux cas, les retards ne sont pas dus exclusivement à une négligence ou à un manque de responsabilité. L’une des causes à considérer est la personnalité de l’individu.

Le Journal of Research in Personality a publié un article qui part de la théorie des cinq grands pour répondre à cette question. Cela nous permet de savoir, par exemple, que les individus les plus scrupuleux ont tendance à être les plus ponctuels et ceux qui prennent le plus soin de cet élément comportemental. Cependant, parfois, ils commencent à arriver en retard ; En général, les causes seraient les suivantes :

• Maladie.
• Travail de routine.
• Problèmes familiaux et personnels.
• Personnalité immature et irresponsable.
• Absence de règles claires dans l’organisation.
• Niveau élevé de stress et d’inconfort psychologique.
• Inconvénients avec les autres collègues.
• Manque d’engagement et d’intérêt pour l’entreprise.
• Mauvaises conditions de travail et démotivation.
• Insouciance face à l’effet d’être en retard au travail.

Stratégies pour insuffler la ponctualité dans votre entreprise

Arriver à l’heure et livrer les tâches dans les délais convenus donne au travailleur une image fiable et engagée, tant auprès de l’entreprise que de ses collègues. N’oubliez pas qu’une organisation est comme la machinerie d’une horloge : toutes les pièces doivent être parfaitement organisées pour atteindre les objectifs, le succès et l’excellence.

Maintenant, en tant que leader dans un environnement de travail, que devriez-vous faire pour encourager la ponctualité ? Nous décrivons les stratégies décisives.

1. Communication efficace, leadership et politiques claires

En tant que bon leader, vous devez maîtriser une communication efficace avec vos équipes de travail. Ce n’est qu’alors que vous pourrez sensibiliser votre entreprise à la valeur de la ponctualité.

Management Communication Quarterly a revu dans un article comment le leadership transformationnel parvient à avoir un plus grand impact auprès de ses employés, grâce à des dialogues efficaces. Pour cela, les techniques que nous énumérons ci-dessous sont essentielles.

• Soyez clair, assertif, écoutez les opinions et soyez attentif aux éventuelles réactions.
• Envoyez aux employés un résumé clair des politiques internes.
• Effectuez de petites évaluations de type test, pour vous assurer que ces points sont clairs.
• Tenir des rencontres en personne avec les différentes équipes de travail, pour leur parler des politiques de l’entreprise. Souligne comme principe de base la ponctualité d’arrivée et d’exécution/livraison des tâches.

Le manque de reconnaissance dans l’entreprise, le manque de motivation et les tâches routinières rendent le salarié de plus en plus en retard.

2. Motivez et impliquez vos employés dans les objectifs

Un employé démotivé sans engagement envers l’entreprise est un travailleur inefficace. La responsabilité pour que cela se produise n’incombe pas toujours au travailleur lui-même, elle incombe également au dirigeant. Par conséquent, si vous souhaitez promouvoir la ponctualité dans votre entreprise, gardez à l’esprit cette série de points :

• Elle permet aux travailleurs d’avoir de l’initiative afin d’atteindre les objectifs. Les tâches quotidiennes ne doivent pas être basées uniquement sur “l’obéissance”.
• Encouragez, déléguez des responsabilités à vos travailleurs afin qu’ils se sentent ainsi impliqués dans le travail quotidien et arrivent à l’heure.
• Motiver les équipes, leur donner des raisons de s’engager et d’exceller. Faites-leur savoir où ils peuvent aller en tant qu’organisation si les objectifs sont atteints et qu’ils sont à l’heure.

3. Offrez de la flexibilité dans la mesure du possible

Dans les politiques de l’entreprise, il est toujours approprié d’inclure une certaine flexibilité dans les heures d’entrée et de sortie. Si cela est faisable et que les conditions sont réunies, chaque environnement de travail peut bénéficier de la mise en place d’horaires de travail différents. Cela facilitera l’organisation des employés.

Cependant, encore une fois, la ponctualité sera essentielle malgré le fait qu’il existe différents segments de l’incorporation du travail. De même, en ce qui concerne la livraison du travail et des tâches, il convient toujours d’établir des délais raisonnables et serrés.

4. Mettre en place un système d’enregistrement des présences

Lorsqu’il s’agit de favoriser la ponctualité, des logiciels, des applications ou des machines de pointage seront d’une grande aide, ainsi il y aurait un suivi à l’arrivée de vos employés. C’est un système qui a un grand impact psychologique et qui conditionne généralement d’être à l’heure.

5. Pour encourager la ponctualité dans votre entreprise, offrez des récompenses

Si vous vous êtes déjà demandé si les renforts, les récompenses et la reconnaissance au travail sont positifs, la réponse est oui. Les recherches publiées par Frontiers in Public Health soulignent la valeur des incitations. Si vous faites le pas vers cette stratégie, rappelez-vous que la ponctualité intègre à la fois d’arriver à l’heure et de livrer les tâches et projets à l’heure convenue.

Vous pouvez offrir des remerciements verbaux ou écrits au travailleur qui veille à sa ponctualité durant un trimestre consécutif ; également des incitations économiques ou des jours de congé.

6. Évaluer et offrir des commentaires

En tant que dirigeant d’une organisation qui se veut efficace et productive, il est nécessaire que vous mettiez en place des mécanismes d’évaluation du travail des employés. Dans ce processus, vous devez détecter le nombre de fois que la personne est en retard ou en retard dans la livraison de ses tâches. Une fois les données connues, il est temps d’offrir une rétroaction. Ce processus implique les éléments suivants :

• Connaître les causes des retards.
• Aborder ces problèmes de manière proactive.
• Signaler la nécessité de suivre les politiques de l’entreprise.
• Travailler avec ces employés pour trouver des solutions efficaces.

7. Soyez le meilleur exemple

Il est inutile d’exiger quelque chose d’une équipe de travail, si le leader ne donne pas l’exemple et n’est pas capable d’inspirer les autres. Par conséquent, si vous souhaitez promouvoir la ponctualité dans votre entreprise, soyez le premier arrivé à votre poste, soyez le plus efficace dans l’accomplissement de vos tâches et soyez cette figure de référence et de modèle pour les autres.

En tant que dirigeant de votre entreprise, vous devez reconnaître quand vos employés travaillent efficacement et quand ils ont besoin de soutien, d’autres mécanismes de production ou de commentaires de votre part.

Que se passe-t-il si ces clés ne fonctionnent pas pour favoriser la ponctualité dans votre entreprise ?

Les stratégies détaillées ici sont des éléments essentiels qui accéléreront et mettront en œuvre ce comportement dans votre organisation. Elles sont faciles à appliquer et nécessitent l’engagement de tous les services. Mais il se peut que ces stratégies ne soient pas efficaces. Que faire alors ?

Les employés doivent communiquer la raison de cette pratique et accepter les changements et un engagement écrit à s’améliorer. Si le retard devient chronique, il est temps d’avoir une réunion avec tout le monde. Et si certains employés continuent ce comportement, une décision doit être prise. Le retard est un germe qui gêne et entrave le déroulement du travail quotidien.

Pour conclure, comme le disait Thomas Chandler Haliburton : « La ponctualité est l’âme des affaires . » Faites-en la promotion, prenez-en soin et encouragez-la en étant le meilleur exemple. Vous irez loin si vous appliquez cet ensemble de recommandations.