Comment soigner la communication pendant le télétravail ?

Une bonne communication implique, entre autres propriétés, que le message que nous envoyons parvienne à son destinataire avec le moins de distorsions possible. Ainsi, le fait de passer à une situation de télétravail peut affecter la communication. Alors, comment soigner la communication pendant le télétravail ?

Existe-t-il des lignes directrices qui peuvent nous aider à mieux communiquer dans cette nouvelle situation ? Dans cet article, nous allons vous parler de 7 d’entre elles.

Communication et télétravail

La communication, du latin communicatio, -ōnis, se définit comme « l’action consciente d’échanger des informations entre deux ou plusieurs participants ». D’une manière générale, lorsque nous communiquons, notre objectif est de transmettre ou de recevoir toutes sortes d’informations.

La communication est importante dans tous les domaines, et elle est particulièrement touchée de nos jours, non seulement dans la sphère sociale et personnelle mais aussi sur le lieu de travail.

De nombreuses personnes sont passées du travail au télétravail. Et, très logiquement, travailler n’est pas la même chose que télétravailler ; l’impact de ce changement peut se faire sentir dans la performance au travail, dans l’émergence de doutes ou de malentendus, dans l’environnement de travail, dans la relation avec les collègues, etc.

Comment soigner la communication pendant le télétravail ?

Pour toutes ces raisons, il est important de continuer à soigner la communication, même si nous ne partageons pas un espace physique avec nos collègues, mais des écrans. Les règles ont changé, mais la communication ne doit pas être pénalisée.

Le télétravail implique d’être connecté aux nouvelles technologies et de communiquer d’une manière complètement différente. Comment soigner la communication pendant le télétravail ?

Voici une série de lignes directrices qui vous aideront à rendre la communication fluide dans le (télé)travail et qui peuvent également favoriser un environnement de travail positif. Comme vous le verrez, elles font référence à la communication orale et écrite. Prenez note !

Dites bonjour et au revoir

Cela semble très élémentaire, mais parfois, avec le télétravail, nous avons tendance à laisser de côté certaines habitudes que nous prenons plus naturellement avec la communication en face à face. Prenez donc soin de ces deux aspects fondamentaux de la communication lors de vos rencontres en ligne : saluer et dire au revoir.

Souriez

Le sourire est un outil de communication très puissant. Avec le télétravail, la communication peut devenir plus froide : il est donc important de garder le sourire pendant les réunions en ligne car cela ouvre la porte à la chaleur et à la proximité qui ne peuvent être physiquement présentes dans ces moments-là.

Soyez expressif

Une autre idée pour soigner la communication en télétravail est d’essayer d’être un peu plus expressif lors des réunions en ligne. Comme il existe une barrière entre vous et vos collègues et supérieurs, la communication peut devenir plus froide ou plus distante. C’est pourquoi vous avez besoin de cette expressivité “supplémentaire” : sourire, gesticuler, etc.

Modérez le ton de votre voix

Le langage non verbal est tout aussi – voire plus – important que le langage verbal dans la communication car il représente la majeure partie du message. C’est pourquoi il est également important de modérer votre ton de voix et de l’adapter à chaque type de réunion. Pourquoi ? Car dans un contexte de télétravail, la voix devient un élément clé.

Nous n’avons pas la personne physiquement en face de nous, mais nous avons ses gestes et sa voix, et cette dernière devient particulièrement importante pour favoriser une communication fluide et efficace (et surtout, adaptée à chaque type de situation de travail).

Utilisez des gifs et des émoticônes

Il est de plus en plus tendance d’utiliser des gifs et des émoticônes dans nos conversations, non seulement sur le plan social mais aussi professionnel. Il est important de choisir un bon moment pour ajouter ces éléments ; en effet, il est clair que dans un moment « sérieux », ils peuvent ne pas être appropriés.

Les gifs et les émoticônes peuvent enrichir le message, donner de la fraîcheur à la conversation, aider à briser la glace, apporter une dose d’humour et de détente à la situation, etc. Ils peuvent être utiles pour compléter et adoucir les communications écrites.

Révisez les textes avant de les envoyer

Gardez à l’esprit que le langage écrit est plus facile à mal interpréter ; bien que cela ne puisse parfois être évité, une autre ligne directrice pour améliorer la communication pendant le télétravail est de relire les messages avant de les envoyer.

Examinez-le en termes de syntaxe, de sens et aussi d’orthographe. Posez-vous la question suivante : le texte reflète-t-il vraiment ce que vous voulez dire ? Si c’est le cas, vous pouvez cliquer sur « Envoyer ».

D’autre part, essayez de traiter ce que vous écrivez. Même pour certains messages, il peut être judicieux de les envoyer, si vous le pouvez, en mode différé, c’est-à-dire de les rédiger à un moment donné, de les réviser et de les envoyer à un autre moment. Cette édition augmente la probabilité que le message soit plus riche, plus expressif et qu’il dise exactement ce que vous voulez communiquer.

Activez la webcam

Certaines personnes prennent la mauvaise habitude de ne pas activer leur webcam pendant les réunions de télétravail. Cela augmente la distance entre les interlocuteurs. Voici donc un autre conseil : regardez les autres et laissez-les vous voir.

La communication sera toujours plus fluide – et plus étroite – si les participants peuvent se voir que si vous ne parlez que dans le microphone.

Et vous, faites-vous du télétravail et avez-vous remarqué comment cette nouvelle situation a affecté la communication ? Le télétravail est un défi quotidien qui implique de s’adapter et d’innover, de réfléchir à des idées qui peuvent nous aider à nous rapprocher des autres, même s’ils ne sont pas physiquement présents avec nous, etc.

« Communiquez avec l’autre personne comme vous voudriez qu’elle communique avec vous si vos positions étaient inversées. »

-Aaron Goldman-