Comment agir si un employé est toujours en retard ?

Rédigé et vérifié par Psychologue Valeria Sabater

Dernière mise à jour : 08 mai, 2024

Le fait qu’un travailleur soit en retard un jour précis est normal. Plusieurs facteurs justifient ce retard. Cependant, comment agir si un employé est toujours en retard ? Dans ces cas-là, la direction de l’entreprise se trouve généralement à la croisée des chemins inconfortables : faut-il le sanctionner? Le menacer de licenciement ? Ou une solution est-elle recherchée ensemble ?

Pour éviter les dynamiques basées sur le retard, le plus approprié est de créer une culture d’entreprise dans laquelle l’éthique du travail en équipe est prise en compte. Dans ce domaine, une politique claire concernant le moment d’entrée au travail est intégrée. La communication, les renforts et même l’application d’un système de signature peuvent être des éléments clés. Ci-dessous, nous proposons plus de conseils.

“Bertrand Russell”

Dans les affaires ordinaires de la vie, la ponctualité est nécessaire.

Clés pour agir si un employé est toujours en retard

Les retards coûtent chaque année aux entreprises des sommes importantes. De même, quiconque répète ce comportement génère un mauvais environnement de travail et même des conflits entre collègues, sans parler de leur perte de crédibilité en tant qu’employé. Si l’on s’interroge sur les causes, il convient de noter que, dans la plupart des cas, elles sont dues à des facteurs de personnalité.

Un article publié par le Journal of Research in Personality souligne que le modèle de personnalité Big Five est une bonne référence pour comprendre ces dynamiques. Désormais, en tant que dirigeant d’une entreprise, il est crucial de mettre en place des stratégies pour que les retards ne deviennent pas une habitude. Voyons quels sont ces mécanismes d’action.

1. Régler la situation le plus rapidement possible

Les problèmes dans tout contexte organisationnel doivent être résolus dès qu’ils apparaissent. Si un employé est toujours en retard, il est prioritaire d’agir après avoir détecté un schéma constant de retard. Listons quelques suggestions :

• Disposez d’un système de pointage ou d’enregistrement et de départ.
• Évaluez le nombre total de retards survenus au cours d’un mois.
• Précisez à partir de quel moment un retard est considéré : si au bout de cinq ou dix minutes par exemple.
• Une fois ces facteurs évalués et s’ils sont significatifs, rencontrez l’employé pour échanger avec lui.

2. Établir ensemble des stratégies de changement

Tout bon leader doit avoir d’excellentes compétences en communication. Une étude publiée par Global Business Review affirme que cette compétence est essentielle pour influencer l’organisation et avoir un impact sur elle. Ainsi, la deuxième étape à réaliser avec un salarié en retard commence par la suivante :

• Planifiez une réunion privée avec cette personne.
• Expliquez clairement la situation, en montrant l’enregistrement du retard.
• Délivrez une première notification écrite, avertissant de la situation.
• Rappelez à l’employé la politique de l’entreprise concernant les retards.
• Demandez la raison de cette dynamique et écoutez attentivement les arguments.
• Essayez de comprendre les raisons, en étant toujours empathique et respectueux.
• Motivez et soulignez la nécessité de savoir travailler en équipe et de respecter les règles.
• Convenez ensemble d’un changement écrit avec les objectifs à atteindre. Le travailleur doit le signer et en prendre une copie. C’est une manière de faire appel à l’engagement. La rencontre doit être documentée.

3. Préciser que la récidive a des conséquences

Il se peut que nous soyons confrontés à une personne qui persiste dans son retard. Malgré les réunions tenues, les notifications, les documents signés et les tentatives de motivation, ce comportement, loin de changer, devient chronique. Comment agir? Quelle résolution est-il préférable de réaliser ?

En tant que managers ou directeurs, il est important d’évaluer avec l’équipe des ressources humaines, les actions à entreprendre. Une dernière chance vous sera peut-être offerte. S’il récidive dans un délai d’un mois, son non-lieu lui sera proposé. Gardons à l’esprit que toute organisation performante et efficace a besoin de collaborateurs engagés, et la ponctualité est un pilier incontestable.

Les retards répétés des employés doivent être traités dès que possible. Pour ce faire, une réunion sera organisée dans le but de comprendre ce qui motive cette dynamique et de convenir de stratégies de changement.

4. Évaluer quels aspects organisationnels peuvent atténuer les retards des employés

Pour savoir comment agir si un collaborateur est toujours en retard, il convient également de réaliser un acte d’introspection et de bilan. Tout dirigeant ou entrepreneur doit réfléchir à la pertinence de la politique de son entreprise. De même, il faut déterminer l’existence possible de variables conditionnant les retards des employés.

Cela ne fait jamais de mal de réaliser un petit audit de votre propre culture organisationnelle pour détecter si elle est saine ou non. Une recherche publiée par Frontiers in Psychology rappelle que cette dimension est clé dans le mal-être d’un salarié. Pensons qu’il y a des facteurs que nous pouvons négliger, parmi lesquels nous pourrions considérer ceux que nous allons énumérer :

• Situations de harcèlement
• Haute compétitivité
• Des mauvaises conditions de travail
• Environnement de travail dominé par le stress et l’anxiété

Choses à ne pas faire face à un employé qui est toujours en retard

Il est évident que le retard est un élément perturbateur qui brise l’équilibre de tout scénario de travail. Nous sommes également conscients que de telles dynamiques ont un impact sur le personnel, le climat et la productivité. Or, il est important d’agir avec sérénité, assurance et intelligence. Sans tomber dans des dimensions telles que les suivantes :

• Réprimander le salarié en public, ces réunions se font en privé.
• Les droits du salarié ne doivent à aucun moment être violés.
• Aucune information concernant l’employé ne sera partagée publiquement.
• Chaque leader doit toujours choisir la motivation, l’inspiration et la compréhension plutôt que la menace.

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Comment créer une culture organisationnelle basée sur la ponctualité?

Si nous avons un employé qui est toujours en retard, il est conseillé de renforcer la culture organisationnelle et, plus particulièrement, le domaine de la ponctualité. De plus, les aspects liés à la santé et au bien-être doivent être pris en compte. De cette façon, nous aurons des travailleurs plus motivés et engagés.

Rappelons que, comme indiqué dans une publication de BMC Health Services Research, la culture organisationnelle fait référence à l’ensemble des valeurs et des croyances qui définissent une entreprise et qui devraient guider le travail de chaque membre. De même, dans cette construction, la figure du leader est déterminante.

Par conséquent, nous devons mettre en œuvre des bases optimales en matière de ponctualité. Examinons les variables les plus élémentaires :

• Activer les systèmes de pointage pour un meilleur contrôle.
• Mettre en œuvre des incitations économiques pour la ponctualité.
• Expliquer une procédure en cas de retard injustifié.
• Inclure la ponctualité comme élément pertinent lors de l’évaluation de la performance de l’employé.
• Envisager, dans la mesure du possible, un horaire flexible : si vous arrivez avec 15 minutes de retard, vous pouvez repartir 15 minutes plus tard et rattraper ce retard.
• Rédiger une politique claire d’entrée et de sortie du travail. Informer tous les employés de cette politique lors d’une réunion, ainsi que les candidats lors des entretiens d’embauche. La documentation doit également être fournie par écrit par courrier électronique.

Les dirigeants doivent veiller à la culture organisationnelle afin qu’elle soit aussi saine, structurée et motivante que possible pour le travailleur. Une bonne politique de ponctualité doit être réglementée.

Si un employé est toujours en retard, vous devez faire preuve de bon leadership

Mettre en œuvre un plan qui favorise la ponctualité, c’est avoir une stratégie gagnant-gagnant. Autrement dit, nous gagnons tous. Pour ce faire, des mécanismes doivent être proposés, transmis et intégrés de manière adéquate. De même, lorsqu’il s’agit d’agir, si un employé arrive en retard, n’oublions pas qu’un bon leadership est un élément qui soutient et anime tout.

Comprenons ces comportements, convenons de stratégies de changement, soyons un bon exemple et assurons-nous que nos environnements de travail soient confortables. Avec intuition, proximité, empathie et assurance, nous prendrons les meilleures décisions dans ces situations très courantes, mais qui peuvent impliquer un haut degré de complexité.