Quel est le rôle d'une secrétaire médicale dans un cabinet de psychologie ?

Lorsque le nombre de patients dans un cabinet commence à augmenter, le professionnel de santé se trouve souvent dans l’incapacité de faire face à certaines tâches. C’est alors qu’apparaît la figure de la secrétaire médicale, une fonction qui devient de plus en plus précieuse et englobante, et qui nécessite une formation de base dans différents domaines.

Dans un cabinet de psychologie, cette personne est chargée de tenir l’agenda du thérapeute, d’organiser les informations relatives aux patients et les calendriers de rendez-vous. En outre, elle est susceptible d’effectuer des tâches financières et d’entrer en contact avec les services sociaux. Toutefois, le plus important est le contact humain, car il s’agit souvent du premier contact qu’ont les patients avec le cabinet. Nous vous en dirons plus à ce sujet dans les lignes qui suivent.

Qu’est-ce qu’une secrétaire médicale ?

Une secrétaire médicale est formée pour gérer diverses tâches administratives, financières, de communication et de relations humaines dans un cabinet professionnel. C’est elle qui apporte son expertise en matière de gestion pour permettre au professionnel de la santé d’organiser leur travail de manière plus efficace.

Ce poste se retrouve souvent dans des cabinets de toutes sortes : psychologiques, kinésithérapeutiques, physiothérapeutiques et dans presque toutes les autres spécialités médicales. Dès que le nombre de patients augmente, l’efficacité dans le domaine administratif devient essentielle.

Au-delà du formel, la secrétaire médicale a un autre type de tâche, peut-être le plus important : le contact humain. Elle est généralement le premier contact avec le patient, que ce soit en personne, par téléphone ou virtuellement. Compte tenu du type de domaine, ce contact doit être empreint d’une certaine chaleur, car il peut s’agir de personnes souffrant de maladies ou se trouvant dans un état d’esprit peu favorable.

Compte tenu de la diversité des tâches qui lui incombent, la secrétaire médicale doit idéalement avoir un profil responsable, organisé et humain. Devenir secrétaire médicale avec une formation permet de prendre en compte tous ces aspects, puisqu’elle permet de développer les compétences et de fournir des outils complémentaires à la candidate.

Quelles sont les compétences requises pour être secrétaire médicale ?

Le secrétariat médical est un poste polyvalent, qui nécessite une formation de base dans différents domaines. Par exemple en comptabilité, en gestion administration, en droit de la santé, en accueil du public ou, dans certains cas, en pharmacologie.

Voyons un peu plus en détail ce que fait une secrétaire médicale, que ce soit dans un cabinet de psychologie ou dans n’importe quel secteur de la santé.

Les fonctions de la secrétaire médicale

Cette personne est le premier contact avec le patient, elle fixe les rendez-vous avec le professionnel et organise l’agenda du patient. En outre, elle effectue des tâches administratives et parfois financières. Il est donc possible de subdiviser ses fonctions en différents groupes.

Tâches administratives

L’assistance administrative englobe certaines des principales tâches quotidiennes, qui impliquent des compétences en matière de gestion et d’organisation.

• Fixer des rendez-vous.
• Gérer l’emploi du temps.
• Tenir les dossiers des patients.
• Rédiger la correspondance.
• Rédiger des notes médicales.

Tâches liées aux relations humaines

Ce type de tâches est très important, car elles sont liées à l’accueil du public et, dans le milieu médical, peuvent être effectuées auprès de personnes dans des situations délicates.

• Réception des patients.
• Consultations téléphoniques.
• Consultations numériques.

Tâches financières

Si, dans un cabinet de psychologie, ces tâches peuvent être réduites, il est probable que certaines d’entre elles devront être effectuées par la secrétaire.

• Gérer les dépenses de santé.
• Connaître les couvertures de sécurité sociale.
• Effectuer la facturation.
• Établir un budget.

Tâches pharmacologiques

Dans certains contextes, il est nécessaire que la secrétaire médicale ait des connaissances de base en matière de pharmacie et de médicaments afin d’effectuer les tâches suivantes.

• Classification des médicaments.
• Orientation vers l’imagerie diagnostique.
• Gestion du laboratoire.
• Gestion des patients hospitalisés.

La secrétaire médicale dans un cabinet de psychologie

Dans ce type de cabinet, les professionnels aident les patients à identifier et à éradiquer les différents troubles qui peuvent affecter la santé mentale. Dans certains cas, lorsque des facteurs biologiques sont impliqués, la thérapie peut nécessiter l’intervention de la psychiatrie, avec la prescription éventuelle de médicaments.

Par conséquent, bien que la secrétaire médicale en psychologie ne soit pas en contact avec l’imagerie diagnostique, l’hospitalisation ou les laboratoires, elle doit faire preuve d’un tact particulier pour les relations humaines. Quant aux fonctions administratives, elles font partie de son travail principal. C’est notamment le cas de la gestion des rendez-vous, de la programmation et de la réception des consultations.

Quelles sont les connaissances et les outils à acquérir ?

Il est important que les secrétaires médicales intègrent dans leur formation les derniers outils de gestion, de plus en plus numérisés. Par exemple, l’utilisation d’Excel, l’administration de la documentation médicale et les logiciels d’enregistrement et de contrôle des horaires.

En outre, il est conseillé d’avoir des connaissances de base en terminologie médicale et de connaître les aspects juridiques de la médecine. Avec de telles compétences, les possibilités d’emploi pour ce type de secrétaire sont très larges, tant dans les cabinets de psychologie que dans d’autres spécialités de la santé.